RÈGLEMENT INTÉRIEUR DE L’UNIVERSITE DU TEMPS LIBRE
Préambule
Le Centre Universitaire du Temps Libre de Nogent-le-Rotrou est une association de type loi 1901 ouverte à tous sans condition d’âge ni de diplôme. Elle fournit aux personnes disposant de temps libre, des moyens de culture et d’épanouissement sur le plan intellectuel, technique, scientifique, manuel et physique, dans un climat amical.
Le fonctionnement de l’Association est fondé sur des valeurs de solidarité, de transparence et d’ouverture au plus grand nombre.
Les adhérents s’acquittent d’une cotisation annuelle qui permet de faire face aux dépenses de l’Association
Les adhérents peuvent ainsi gratuitement assister aux conférences, participer au cercle de lecture, aux ateliers : encadrement, patchwork et boutis, entraînement cérébral et multimédia.
Moyennant une participation financière correspondant aux frais engagés, les adhérents peuvent également suivre des cours, découvrir le patrimoine percheron, participer aux sorties culturelles et aux voyages.
Article 1 : Adhésion à l’UTL de Nogent le Rotrou
L’année universitaire se déroule du 15 septembre de l’année en cours au 14 septembre de l’année suivante.
Pour participer aux activités de l’UTL, il faut être adhérent.
Pour être adhérent, il faut s’acquitter d’une cotisation annuelle non remboursable, dont le montant est fixé par le Conseil d’Administration.
Sur présentation de leur carte, les adhérents des autres UTL sont dispensés de la cotisation et n’ont à s’acquitter que du montant des activités auxquelles ils s’inscrivent, la priorité restant aux adhérents de l’UTL de Nogent-le-Rotrou.
Article 2 : Régime des droits d’inscription
Le calendrier annuel des cours et activités est déterminé par le Conseil d’Administration.
Pour les activités payantes, le montant de la participation financière est fixé par le Conseil d’Administration ainsi que l’effectif des cours afin de tendre vers l’équilibre financier.
Pour participer aux enseignements et activités, chaque adhérent doit être à jour de sa cotisation pour l’année concernée et acquitter une participation financière spécifique par activité suivie.
Pour une nouvelle inscription à un cours, l’adhérent est autorisé à participer à une séance d’essai gratuite.
Les inscriptions peuvent être prises toute l’année sous réserve de disponibilité. La participation financière sera au prorata du nombre de séances restantes.
Les conférences, prioritairement réservées gratuitement aux adhérents de l’UTL, peuvent être ouvertes aux non adhérents moyennant un droit d’entrée fixé par le conseil d’administration.
Article 3 : Remboursement des droits d’inscription
3-1 Cours
En cas de force majeure (maladie grave, de longue durée, déménagement de l’élève), la demande de remboursement doit être adressée par écrit à la Présidente accompagnée du justificatif.
En cas d’annulation ou de modification par l’UTL avec impossibilité pour le professeur de reporter ses activités pendant la période prévue avant fin juin, le remboursement sera fait au prorata du nombre de séances non dispensées.
3-2 : Sorties, voyages, en cas de demande d’annulation :
Pour les sorties d’une demi-journée ou d’une journée, les chèques sont encaissés une semaine avant la date.
En cas d’empêchement, l’intéressé(e) a toujours la possibilité de se faire remplacer par un membre de l’UTL de son choix.
En cas d’impossibilité majeure, la somme versée pour une sortie n’est remboursée que sur présentation d’un justificatif valable, certificat médical ou courrier explicatif à la Présidente.
Si l’annulation est faite pour toute autre raison (sauf décès d’un proche), aucun remboursement n’est consenti.
Pour le voyage annuel ou une sortie de plus d’une journée, une assurance « annulation » étant systématiquement prévue, les conditions de remboursement en cas de défection pour quelque problème que ce soit, seront celles du voyagiste retenu.
Article 4 : Activités
4-1 : Cours
Afin d’assurer la paie en fin de mois, les professeurs doivent adresser à la Trésorière ou Trésorière Adjointe, le décompte des heures effectuées au cours de la période.
Les dates prévues sur la plaquette ne peuvent être modifiées sans accord de la Présidente. Les professeurs doivent signaler leurs absences et prévoir de remplacer les séances annulées.
Toute modification doit être proposée par écrit au secrétariat et validée par la Présidente.
4-2 : Locaux
La mise en ordre et la propreté des locaux, la fermeture des fenêtres et des portes, l’extinction des lumières et du chauffage après les cours et autres activités sont de la responsabilité des participants.
4-3 : Déplacement dans le cadre de l’activité
Tout projet de déplacement doit être proposé à la Présidente qui le validera. La liste des participants et de son responsable doit être communiquée au secrétariat.
4-4 : Les sorties exceptionnelles en voiture sont sous la responsabilité du conducteur qui reste responsable des personnes transportées.
Article 5 : Assurance
L’association souscrit un contrat d’assurance pour garantir sa responsabilité civile et protéger ses adhérents, salariés, dirigeants et bénévoles ainsi que les intervenants extérieurs dans le cadre des activités de l’UTL.
Chaque adhérent, participant à une activité doit être assuré personnellement en « responsabilité civile »
Article 6 : gestion financière
6-1 : Afin d'assurer le meilleur suivi dans la transparence et de pouvoir engager les dépenses, il est nécessaire de transmettre à la Présidente et à la Trésorière, les prévisions de sorties, voyages, conférences, etc., accompagnées des devis correspondants.
Dès leur émission, il convient également de transmettre les justificatifs des dépenses (acomptes, factures acquittées avec référence des chèques établis) et des recettes (dépôt de chèques...).
Afin de réduire le coût des voyages et de les ouvrir au plus grand nombre, il est souhaitable de présenter plusieurs devis au Conseil d'Administration.
Le devis retenu est signé par la Présidente.
Les pourboires ne sont pas gérés par l’Association. Ils sont laissés à la libre appréciation des participants.
6-2 : Toute dépense ne peut être engagée sans l’accord de la Présidente ou du Conseil d’Administration. Les frais engagés par les membres de l’association pour la réalisation des missions qui leur ont été confiées, peuvent être remboursés. Il convient pour cela de présenter une note de frais, accompagnée des pièces justificatives : factures, tickets de caisse, titres de transport. En ce qui concerne les frais d’utilisation des véhicules personnels, ils sont, après justification (dates, lieux, motifs, distances), évalués par rapport à la base kilométrique forfaitaire des UTL de la Région. Un imprimé prévu à cet effet est disponible au secrétariat.
Concernant les fournitures et équipements collectifs, les besoins doivent être soumis à la Présidente ordonnateur des recettes et dépenses. Toutes les demandes d’achat passent par son intermédiaire, elle signe « bon de commande » et « bon à payer » après vérification des factures et notes de frais.
6-3 : Conférences
Les conférences sont rémunérées par l’UTL sur la base de 200€ pour une prestation d’environ deux heures.
Les conférenciers habilités à faire une facture en bonne et due forme avec un numéro de SIRET ou SIREN (auto-entrepreneur, association) sont payés par chèque à leur ordre sur présentation de celle-ci.
Dans les autres cas, un bulletin de salaire est établi par l’UTL, conformément à la législation en vigueur.
Le remboursement des déplacements des conférenciers se fait sur présentation des billets SNCF (2ème classe), au vu d’une demande écrite de remboursement de frais (imprimé au secrétariat), accompagnée des justificatifs.
Article 7 : Administration
7- 1 : Le secrétariat est assuré par la secrétaire en titre ou, en cas d’empêchement, par la secrétaire-adjointe, selon un planning en fonction de leurs disponibilités.
Le Conseil d’administration se réunit selon les besoins, 5 ou 6 fois par an. Une convocation avec l’ordre du jour est envoyée aux administrateurs au moins une semaine avant la date.
Un compte-rendu est envoyé dans les meilleurs délais aux administrateurs. Les comptes- rendus des Conseils d’administration sont archivés numériquement.
7-2 : Le bureau est susceptible de se réunir pour préparer les conseils d’administration.
Toutes les décisions prises en Conseil d’administration font l’objet d’une délibération. Les délibérations sont archivées annuellement dans un registre.
7-3 : L’assemblée générale annuelle se tient en début d’année universitaire (fin septembre). Elle retrace les activités de l’année précédente (rapport moral et quitus à la Trésorière) et annonce les projets de l’année suivante.
La présence de plusieurs administrateurs est souhaitée à chaque conférence afin de prendre en charge les adhésions, inscriptions aux activités de l’UTL et de fournir tous renseignements utiles.
7-4 : Tout article destiné aux différents médias est approuvé par la Présidente.
Article 8 : Protection des données (RGPD) et Droit à L’IMAGE
Conformément à la loi européenne RGPD (Règlementation Générale sur la Protection des Données), les informations recueillies dans le cadre de l’UTL de Nogent-le-Rotrou (CUTL) sont enregistrées dans un fichier informatique sous le contrôle d’un référent (la secrétaire). Elles sont conservées pendant un an renouvelable par tacite reconduction et sont strictement destinées à la gestion des activités et informations des adhérents au sein de l’association. Elles peuvent être utilisées pour la création de statistiques strictement à usage interne (âge, sexe, CSP, lieu de résidence).
Les adhérents peuvent exercer leur droit d’accès aux données les concernant pour consultation, rectification, ou suppression en contactant la responsable du fichier informatique ou la Présidente par mail utl.nogent sfr.fr ou par voie postale 71, rue St Hilaire 28400 NOGENT-LE-ROTROU.
La RGPD et l’autorisation pour le DROIT A L’IMAGE figurent au bas de la fiche d’adhésion annuelle datée et signée par chaque adhérent.
Article 9 : Modifications du règlement intérieur
Les modifications éventuelles, décidées par le Conseil d’Administration, conformément aux statuts, entrent immédiatement en application, à titre provisoire, jusqu’à leur approbation par l’Assemblée générale suivante.
L’adhésion à l’UTL de Nogent le Rotrou vaut engagement à l’application du règlement Intérieur de l’association.
Le présent règlement est approuvé par l’Assemblée Générale du 20 septembre 2018, sur proposition du Conseil d’Administration réuni le 06 juin 2018.
Nogent-le Rotrou, le 20 septembre 2018
La Présidente
Annie SEVIN
